Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können. Während für die Ausstellung noch Übergangsfristen gelten, sollten sich Unternehmer rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Eine einfache PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Erforderlich ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD.
Rechnungsempfang und Archivierung richtig organisieren
Für den Empfang elektronischer Rechnungen genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Empfehlenswert ist jedoch ein zentraler Rechnungseingang mit klar geregelten Zuständigkeiten.
Wichtig ist außerdem die ordnungsgemäße digitale Archivierung. E-Rechnungen müssen im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht aus. Die Aufbewahrung muss den steuerlichen Anforderungen der GoBD entsprechen.
Ab 2027 gelten neue Pflichten
Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen gelten folgende Fristen:
- Bis 31.12.2026: Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 müssen für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 01.01.2028: Die Ausstellung von E-Rechnungen wird grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen bei entsprechenden B2B-Umsätzen verpflichtend.
Für bestimmte elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) gelten noch bis Ende 2027 Sonderregelungen.
Unser Tipp: Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Buchhaltungssoftware für den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung elektronischer Rechnungen geeignet ist. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand und sind auf die nächsten gesetzlichen Fristen vorbereitet.